Les demandes doivent respecter un délai minimum de 10 jours ouvrés pour être traitées
Attention pour les demandes sur contrat, allongement des délais avec la validation par le STIF – UdL

Toutes les demandes budgetaires d’un membre du laboratoire : EC, Doctorant, docteur, ou membre associé à PSITEC, doivent être adressées à la commission budgétaire
Elles sont traitées lors des Conseils de Laboratoire qui se tiennent une fois par mois (calendrier_Psitec_2018 / calendrier PSITEC 2018-2019).
(entre le 04 janvier 2018 et le 15 novembre 2018 – anticiper les dépenses de décembre 2018).

 

Les membres de la commission budgétaire :
Trésorière : Justine Forrierre
Responsable Budget : Humez Christine
Secrétaire de Psitec : secretariat.psitec@univ-lille3.fr
Directeur Psitec : Alain Guerrien
Directrice Adj Psitec : Amélie Rousseau

Utiliser le formulaire : Fiche_demande_Psitec2018  (nouveau formulaire)

Pour toutes les demandes qui concernent une dépense sur un contrat, il faudra adresser la demande (par mail) au responsable et copie au secretariat.psitec@univ-lille3.fr (toujours avec un délai de 10 jours ouvrés – attention aux périodes de pauses pédagogiques et jours fériés).

 

Attention

Il est impératif de remplir les deux formulaires celui de PSITEC et celui de l’ED pour un déplacement à l’étranger (transmettre les deux documents à PSITEC) sans attendre l’avis positif de communication au colloque ou congrès. Il est plus facile d’annuler une procédure que de réaliser une procédure en urgence !

Pour les déplacements des doctorants à l’international, merci de faire une demande d’aide à l’ED

Après la mission, le doctorant s’engage à adresser au laboratoire les justificatifs et le récapitulatif de ses dépenses ainsi qu’un compte rendu scientifique et une copie à l’École Doctorale.

 

Demande de frais de déplacement

1 – Envoyer la demande aux membres de la commission (le plus tôt possible, et avant même la réception de votre acceptation pour une communication ou un poster)
2 – Après accord favorable de la commission, faire votre ordre de mission (le plus tôt possible dès que vous soumettez un projet de communication (orale ou affichée) et maximum 15 jours avant la mission et l’autorisation d’utiliser le véhicule si besoin
3 – Après la mission (et au maximum 2 mois après celle-ci) déposer les justificatifs pour établir l’état de frais de déplacement.

Ordre de mission (avec ou sans frais)

Tout agent envoyé en mission par l’Université de Lille 3 ( enseignant chercheur, doctorant, docteur, administratif, etc.) doit être muni, au préalable, d’un ordre de mission signé par lui même et par la personne habilitée à cet effet (le responsable du laboratoire ou les responsables des contrats de recherche).

Pour être valable, l’ordre de mission doit également comporter un certain nombre d’éléments et être produit dans les délais requis. L’ordre de mission doit être complété avec précision et dans son intégralité (Télécharger la demande d’information pour ordre de mission)

L’ordre de mission établit le caractère professionnel du déplacement. Il atteste que le missionnaire est en situation régulière d’absence et lui assure, en cas d’accident survenu au cours de la mission, la couverture de cet accident au titre de la législation des accidents du travail.

L’ordre de mission présente également une dimension budgétaire : il implique l’engagement de la dépense qui permet de vérifier la disponibilité des crédits et le remboursement ultérieur des frais occasionnés (il n’y plus de remboursement possible si l’OM n’est pas fait avant la mission).

Lordre de mission doit donc être saisi dans l’application SIFAC préalablement au déplacement (donc par le secrétariat – merci de faire attention aux week-ends, jours fériés et vacances scolaires – un délai de 10 jours ouvrés )

Compléter une fiche création d’un missionnaire (pour une première demande)

Ordre de mission permanent annuel – sans frais

Compléter le formulaire : OM permanent. Celle-ci doit être signée par le responsable de CR (centre de responsabilité) et le Secrétaire Général.

 

Déplacement en voiture

Dès lors que l’agent est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour l’exercice de ses fonctions, en l’absence de moyen de transport public adapté au déplacement considéré.

Compléter le formulaire : Autorisation d’utiliser le véhicule personnel. Merci de déposer la version originale au secrétariat (la version numérique n’est pas suffisante)
Celle-ci doit être signée par le responsable de CR (centre de responsabilité) et le Secrétaire Général.

 

Remboursement

Remboursement sur frais réels (chambre, petit déjeuner et taxe de séjour compris), dans la limite de 90 € en province et 120€ à Paris pour les EC.

  1. Justificatifs originaux des frais de déplacement,
  2. Justificatifs originaux des frais d’hôtel,
  3. Attestation ou facture des frais d’inscription,
  4. Attestation de présence au colloque.

Remarque

Aucun remboursement n’est possible si cette procédure n’est pas suivie.

mise à jour le 2018–07-04 à 16:28:12